Enterprise Resource Planning System vs. Configuration Management Database

ERP bildet Geschäftsprozesse ab – die CMDB Konfigurationen. Können sie sich gegenseitig ersetzen?

Die Anregung für diesen Blogbeitrag hat die AixBOMS GmbH mit ihrem Whitepaper zu diesem Thema geliefert.

Definitionsübersicht

Um Ihnen von Beginn an einen guten Einstieg in diese Materie zu verschaffen, werden die Begriffe CMDB und ERP zunächst kurz erklärt. Die Definitionen lauten nach dem CRM-Infoportal „tynacoon.de“ und dem BIT (Bundesamt für Informatik und Telekommunikation) wie folgt:

Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen und somit die Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren.“ (siehe tynacoon.de)

Configuration Management Database (CMDB) bezeichnet einen Begriff aus der Informatik. Nach der IT Infrastructure Library (ITIL) handelt es sich bei der CMDB um eine Datenbank, welche dem Zugriff und der Verwaltung von Configuration Items dient. Als Configuration Item (CI) werden dabei im IT-Management alle Betriebsmittel der IT bezeichnet. Der Begriff Configuration ist dabei etwas irreführend. Unter ihm versteht man in diesem Zusammenhang den Bestand und die gegenseitigen Abhängigkeiten der verwalteten Objekte.“ (siehe CRM-Infoportal „BIT“)

Gegenüberstellung ERP und CMDB

Die Gemeinsamkeit beider Ansätze ist die Beschäftigung mit Betriebsmitteln – das ERP-System beschäftigt sich mit den Betriebsmitteln der Geschäftsprozesse und die CMDB mit denen aus dem IT-Bereich. Hierbei kann es durchaus zu Überschneidungen der verwalteten Betriebsmittel kommen, jedoch sind die Methoden und Ziele in der Verwaltung der Daten grundsätzlich verschieden.

Bei der CMDB steht insbesondere die Vermaschung zwischen den verwalteten Objekten im Mittelpunkt und dient unter anderem der Stammdatenverwaltung, den technische Assets und dem IT und Business Service Management. Der Fokus beim ERP-System liegt dagegen auf den Ressourcen und deren Prozessen. Es befasst sich beispielsweise mit dem Finanz- und Rechnungswesen, der Materialwirtschaft, sowie dem Controlling und deren Prozessen.

Somit werden die jeweiligen Anwendungsbereiche der Systeme nicht durch das der Anderen abgedeckt. Aus diesem Grund besteht keine Möglichkeit aus der CMDB heraus Buchungen vorzunehmen, da die CMDB kein Finanz- und Rechnungswesen unterstützt. Auf der anderen Seite ist das ERP-System jedoch auch nicht in der Lage technische Zusammenhänge darzustellen. Der nachfolgenden Tabelle können Sie auf einem Blick die wesentlichen Unterschiede entnehmen:

 ERPCMDB
Betriebsmittelder Geschäftsprozesseder IT
Fokus
Ressourcen und deren ProzesseVermaschung zwischen den verwalteten Objekten
Finanz- und Rechenwesenwird unterstütztwird nicht unterstützt
Technische Zusammenhängekönnen nicht abgebildet werdenwerden dargestellt
Revisionssicherheitist gegebenschwer darstellbar

Gemeinsamer Einsatz oder nur ein Datenverwaltungsprogramm?

Nutzen Sie sowohl technische als auch kaufmännische Daten und Prozesse? Dann sollten Sie darüber nachdenken, Daten aus einem System in das Andere zu übertragen und somit einen Einsatz beider Systeme anzustreben, wie es aus dem folgenden Beispiel hervorgeht. Dabei sollte jedoch zuerst festgelegt werden, in welches System die Daten überführt werden sollen.

So würde beispielsweise die CMDB die abrechnungsrelevanten Daten und die Betriebsdaten wie Laufzeit und Verfügbarkeit an das ERP-System liefern. Diese werden als „Buchungssätze“ übernommen und sind die Basis für alle abrechnungsrelevanten Daten.

Im Gegenzug können auch Daten aus dem ERP-System, wie z. B. die Personal- und Vertragsdaten oder die allgemeinen Stammdaten in die CMDB übertragen werden, um die gesamten Daten zentral an einem Ort abzuspeichern und so die Konsistenz der Daten zu gewährleisten. Der wesentliche Gedanke hierbei ist es, die Daten dort abzuholen, wo sie entstehen und gepflegt werden. Die Verknüpfung von den gelieferten mit den technischen Daten kann dann problemlos in der CMDB vorgenommen werden.

Abschließend kann gesagt werden, dass durch den Einsatz der CMDB und des ERP-Systems sich sowohl aus der technischen als auch der kaufmännischen Sicht viele Vorteile ergeben. So sind Konfigurationen und abrechnungsrelevante Daten technisch plausibel und geprüft, sowie die erzeugten Buchungssätze korrekt und revisionssicher. Unter Anderem sind kaufmännisch angebotene Lösungen bereits in der Angebotsphase bzgl. der technischen Umsetzung prüfbar und können aus technischer Sicht frühzeitig in die Planung des weiteren technischen Ausbaus einbezogen werden.

Fazit

Anhand der Vor- und Nachteile der beiden Systeme muss gesagt werden, dass jedes System unterschiedliche Ansätze in Bezug auf Datenmodellierung und Regelsätze aufweist. Wichtig ist es, dass Sie die die jeweiligen Vorteile kennen, diese nutzen und nicht versuchen die Struktur der Systeme zu verändern. Daher ist es nicht empfehlenswert, dass eines der Systeme das Andere komplett ersetzt. Der größere Nutzen wird darin gesehen, dass beide Systeme sich gegenseitig ergänzen und unterstützen.

Folgende Beispiele der AixBOMS GmbH verdeutlichen dieses zum Schluss noch einmal:

  • Fehlende Daten lassen sich nicht einfach über mehr Attribute in den Systemen abbilden, da die Funktionen und Regeln zur Pflege der Daten fehlen. Somit beherrscht das ERP kein Port-Trunking; und die CMDB keine GuV-Ermittlung.
  • Revisionssicherheit hat zu Architekturentscheidungen bei ERP-Systemen geführt, die sich nicht auf CMDBen übertragen lassen. Darunter ist zu verstehen, dass alle Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungs-sicher archiviert sind. Die Nachvollziehbarkeit ist bei der CMDB zwar gewährleistet, da Änderungen an Objekten und Objektbeziehungen in einen Historiendatensatz geschrieben werden. Um dies jedoch zu erreichen, wird der Buchungsdatensatz kopiert und die Änderung in einen Folgedatensatz geschrieben. Da die CMDB stark vermascht sein kann, könnte dies im Extremfall bedeuten, jeweils das gesamte Netz kopieren zu müssen. Und dieses ist nicht Sinn und Zweck einer CMDB. Im Ergebnis kann ein ERP-System nicht auf Objekt-Relationen-Modelle „aufgerüstet“ werden, da es keine Technik, wie z.B. Konfigurationen, Verbindungpunkte und geometrischen Daten kennt. Es gibt keine Funktionen oder Plausibilitäts-Checks, die die Pflege automatisiert ermöglichen oder unterstützen. Aus diesen Gründen eignet sich ein ERP-System für die Darstellung von einfachen Modellen und beherrscht zusätzlich hierarchische Vater-Kind Beziehungen.

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